Assistant·e Administrative Pedagogique H/F - Metis / Iimm

DEFINITION DU POSTE :
Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en oeuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.

MISSIONS PRINCIPALES :
> GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
- Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.
- Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
- Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
- Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
- Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.

> GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA
- Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.
- Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.
- Contrôler la complétude et la cohérence des informations.
- Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
- Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.

> COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS
- Mettre en oeuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.
- Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.
- Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.
- Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.
- Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.

> RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION
- Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.
- Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Mettre en oeuvre les décisions et consignes d'organisation.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.
- Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.

PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ
L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques

Experience: 3 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Connaissance musiques et danses du monde,Connaissance démarches qualité QUALIOPI,Connaissance du SNOP,Connaissance secteur enseignement artistique

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Création d'une base documentaire
• Contrôle qualité
• Facturation