Assistant Administratif - Commune d'Aubagne H/F - Communes

L'assistant(e) administratif(ve) collecte et traite les informations essentielles au fonctionnement de la Direction de l'Enfance. II/elle assure le suivi des dossiers administratifs et assiste un ou plusieurs chefs de pôle.

Direction de l'Enfance :
Mise à jour des tableaux de suivi des 25 sites (données, programmation, réunions) ;
Accueil téléphonique et information ;
Traitement, suivi et archivage des dossiers de PAI en lien avec l'adjointe et des dossiers « Enfants » ;
Planification et suivi des procédures administratives et inscriptions (RH, conseils d'école, Périscolaire, séjours au Centre de vacances...) ;
Rédaction de contenus de supports de communication ;
Gestion de la boîte email générale de la Direction ;
Accueil des agents en immersion DRH.
Périscolaire :
Préparation et envoi des listings des trois temps périscolaires et aide aux devoirs aux sites ;
Gestion des pointages périscolaires (enregistrement, chiffrage, régularisation des familles) ;
Assurer la permanence administrative du périscolaire du soir (1 fois / semaine).

Loisirs / Vacances :
Réaliser et transmettre les tableaux d'effectifs des centres de loisirs au prestataire en charge de la restauration ;
Préparer les fiches techniques pour le transfert de matériel.

Savoir :
Environnement institutionnel.
Savoir-faire :
Techniques de classement et d'archivage ;
Logiciels bureautiques ;
Logistique administrative ;
Liaison partenaires.
Savoir être :
Organisation et rigueur ;
Aisance relationnelle ;
Travail en équipe ;
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Gestion de budget
• Permanence téléphonique
• Rédaction de notices techniques