Assistant Administratif - Commune d'Aubagne H/F - Communes

L'assistant(e) administratif(ve) collecte et traite les informations essentielles au fonctionnement de la Direction de l'Enfance. II/elle assure le suivi des dossiers administratifs et assiste un ou plusieurs chefs de pôle.Direction de l'Enfance : Mise à jour des tableaux de suivi des 25 sites (données, programmation, réunions) ; Accueil téléphonique et information ; Traitement, suivi et archivage des dossiers de PAI en lien avec l'adjointe et des dossiers « Enfants » ; Planification et suivi des procédures administratives et inscriptions (RH, conseils d'école, Périscolaire, séjours au Centre de vacances...) ; Rédaction de contenus de supports de communication ; Gestion de la boîte email générale de la Direction ; Accueil des agents en immersion DRH.Périscolaire : Préparation et envoi des listings des trois temps périscolaires et aide aux devoirs aux sites ; Gestion des pointages périscolaires (enregistrement, chiffrage, régularisation des familles) ; Assurer la permanence administrative du périscolaire du soir (1 fois / semaine).Loisirs / Vacances : Réaliser et transmettre les tableaux d'effectifs des centres de loisirs au prestataire en charge de la restauration ; Préparer les fiches techniques pour le transfert de matériel.

Savoir : Environnement institutionnel.Savoir-faire : Techniques de classement et d'archivage ; Logiciels bureautiques ; Logistique administrative ; Liaison partenaires.Savoir être : Organisation et rigueur ; Aisance relationnelle ; Travail en équipe ; Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Gestion budget
• Permanence téléphonique
• Rédaction de notices techniques