Assistante Administrative - Accueil et Gestion H/F - Vectorisearch

Le Groupe 2AST est spécialisé dans la vente, l'installation et la maintenance de groupes électrogènes industriels quel que soit le niveau de service et de puissance requis (de 9 à 3000 kVA) : hôpitaux, hôtels, immeubles de bureaux, stades, aéroports, maisons de retraites...2AST assure :- L'étude de vos besoins en matière de groupes électrogènes (puissance, autonomie, niveau d'insonorisation...)- La conception et la réalisation de centrales de production d'énergie sur-mesure depuis son bureau d'études basé à Dreux (28)- L'installation- La vente de matériels neufs ou d'occasion- La location de groupes électrogènes de 10 à 2 000 kVA- Le service, la maintenance et l'entretien de groupes électrogènes de toutes marques et de toutes puissances.Les différentes agences maillées sur le territoire permettent de garantir un haut niveau de maintenance avec un délai de réponse garanti.
Fiche de poste - Assistante Administrative / Accueil et Gestion (H/F)Lieu : La Penne-sur-Huveaune (13)Contrat : CDI - Temps pleinRémunération : Package annuel de 24 K€ à 30K€ selon profilÀ propos de l'entreprise :Notre client est une société experte et reconnue dans la vente, l'installation, la maintenance et le dépannage de solutions d'énergie critiques (groupes électrogènes). Elle accompagne au quotidien des acteurs évoluant dans des environnements sensibles (industries, centres hospitaliers, télécoms, collectivités). La structure place l'expertise, la réactivité terrain et la proximité client au coeur de son ADN.Pour soutenir l'organisation de son agence locale, nous recherchons un profil autonome et expérimenté capable de structurer le quotidien administratif et d'être le premier point de contact de l'entreprise.

Votre missionVéritable pilier opérationnel de l'agence, vous assurez la gestion administrative, financière et la coordination de l'activité. Vous jouez un rôle d'interface indispensable entre les clients, les fournisseurs et les équipes techniques de terrain.Missions principales1. Accueil et Relation ClientAssurer la tenue globale du standard téléphonique (filtrage, orientation des appels, prise de messages et suivi des rendez-vous).Assurer la réception physique des visiteurs et leur orientation auprès des interlocuteurs concernés.Qualifier et orienter les demandes reçues (demandes d'interventions, urgences techniques, suivi de dossiers).Faire le lien constant entre les clients et les techniciens itinérants pour garantir la bonne prise en charge des demandes.2. Gestion Administrative et FinancementRéceptionner, traiter et dispatcher le courrier.Rédiger et mettre en forme les documents administratifs de l'agence.Prendre en charge l'organisation, le classement rigoureux et l'archivage des dossiers.Établir les devis, les commandes et les bons de réception fournisseurs.Gérer l'établissement et le suivi de la facturation clients, incluant la relance des règlements.Réceptionner, vérifier les factures fournisseurs et assurer le suivi administratif des paiements.3. Coordination et Support OpérationnelAssurer le suivi administratif des dossiers d'intervention en lien avec les équipes terrain.Participer aux réponses aux appels d'offres en collaboration avec les responsables commerciaux et techniques.Contribuer à l'organisation des plannings de l'agence et fluidifier la coordination interne.Mettre à jour les tableaux de bord et réaliser les différents reportings demandés par la direction.

• Reporting
• Relation client
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique