Agent d'Accueil D.R.H - Commune d'Aubagne H/F - Communes

Relation avec l'ensemble des services municipaux

MISSION & ACTIVITES

Accueil général de la Direction en lien étroit avec l'autre agent d'accueil :
- Accueil visiteurs en fonction des horaires d'ouverture au public et orientation des agents vers le service ou l'interlocuteur concerné.
- Centralisation des appels téléphoniques, prendre les messages et rediriger les communications.
- Être en mesure d'intervenir sur d'autres secteurs ou en renfort ponctuel de la Direction

Transmission des actes administratifs produits par les services Gestion du Personnel et Finances et Carrières :
- Enregistrement sur Excel les arrêtés individuels portant sur la carrière des agents et/ou leur position administrative, ainsi que les courriers de notification et tout le courrier sortant de la DRH.
- Préparation des parapheurs et suivi (mise à la signature de Monsieur le Maire, retour de l'Hôtel de Ville..). Transmettre les actes signés en Préfecture et au Trésor Public
- Notification des actes aux agents.
- Procéder à l'archivage des actes.

Missions complémentaires :
- Référent (e) du Registre Sécurité pour la DRH.
- Veiller à présenter un espace agréable et accueillant de la DRH et gérez la documentation des espaces d'accueil.
- Assurer les commandes de fournitures et de matériel de bureau.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Savoir :

- Connaissances des métiers de la fonction publique territoriale

Savoir-faire :
- Maitrise des outils de bureautiques

Savoir être :
- Organisation et méthode
- Sens de l'écoute, de l'accueil et du conseil
- Réserve et discrétion
- Sens du travail en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Autonomie et capacité d'initiative
- Gestion en parallèle de nombreux dossiers
- Temps de travail et gestion des congés à organiser avec votre binôme.

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Création d'une base documentaire
• Pro-activité