Assistante Administrative du Service Vie Associative - Commune d'Aubagne H/F - Communes

Au sein de la DGA Attractivité et Qualité de Vie et de la Direction Evénementiel, Protocole et Vie Associative, l'agent participe, sous l'autorité directe du Responsable du service municipal de la Vie associative, à la gestion et à la coordination des actions menées au sein du service et de la Maison de la Vie Associative.

Spécificités du poste :
- Assure le secrétariat du Service : accueil physique et téléphonique ; traitement des courriers et gestion des messages électroniques ; organisation des rendez-vous et des réunions, rédaction de courriers, de notes, de rapports et comptes-rendus.
- Participe à la demande du responsable de service aux réunions, comités techniques ou autres et rédaction de comptes-rendus.
- En s'appuyant sur les agents en charge des dossiers, assure la préparation, le traitement et le suivi des réunions, des actions et des projets du service de la vie associative.
- Veille avec les membres de l'équipe au classement des documents et à l'archivage (papier et informatique).
- Est en charge du suivi du budget du service et sa gestion directe sur Astre (établissement des bons d'engagement et autres opérations nécessaires).
- En l'absence du Responsable de service, assure la gestion des dossiers, coordonne les agents et contrôle la bonne exécution des missions qui leur sont confiés.

- Vous êtes la référente du logiciel Open Associations en ce qui concerne la mise à jour de la base de données des associations et celle accessible via le portail de la vie associative sur le site internet de la ville. Vous assurez le suivi des dossiers directement en lien avec la base de données Open Asso.

- Demandes de subventions des associations :
Vous assurez le suivi et le contrôle des dossiers de demande de subventions des associations. Pour ce faire, vous assurez toute la partie saisie administrative des demandes (réception et enregistrement des documents déposés sur la plateforme de dépôt, mise à jour des dossiers avant transfert pour examen...).
- Vous complétez toute la base de données « Subventions » sur Open Asso.

- Organisation et suivi de manifestations initiées par le service :
- Sous couvert du Responsable de service et de son assistante, vous êtes référente administrative sur la saisie et la mise à jour des données de la Fête des Associations et du Sport et en assurez l'accompagnement et le suivi.

Accueil général
- Accueil des associations proactif afin de développer la connaissance du service sur l'ensemble des associations implantées sur le territoire. Il a également pour vocation de porter à la connaissance des associations la diversité des dispositifs, initiatives et prestations mis à leur disposition par le service de la vie associative
- Renseignement sur l'ensemble des champs d'intervention développés par le service
- Travail coopératif au sein du service et entre les services de la Ville

- Méthode, organisation, rigueur et autonomie
- Esprit d'initiative et réactivité
- Bonne connaissance des procédures internes
- Maîtrise des techniques d'accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer les situations difficiles)
- Discrétion et réserve professionnelles indispensables
- Sens du travail en équipe, autonomie et polyvalence
- Compétences relationnelles et rédactionnelles
- Utilisation des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, astre, OpenAsso, OpenCourrier)
- Culture administrative et sens du service public
- Bonne compréhension des politiques publiques portées par la DGA Attractivité et Qualité de Vie

Particularités du poste :
- Ce service est sujet à des rythmes de travail irréguliers ce qui peut amener des temps de surcharge.
- Horaires décalés avec des pics d'activité en fonction des projets et des obligations de la Direction
Evénementiel, Protocole et Vie Associative

• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers