Assistant Administratif - CDI - Aubagne 13 H/F - 13

Ecosphère, pour la nature et le développement durable.

Spécialisée en écologie appliquée depuis plus de 35 ans, Écosphère met son expertise technique et scientifique au service d'une prise en compte de la biodiversité dans les politiques publiques et privées.

Avec des agences réparties sur le territoire national et plus de 200 collaborateurs, le Groupe Écosphère intervient sur des missions et thématiques variées: audits écologiques, études réglementaires, plans de gestion, suivi de chantier, géomatique, conseil et politiques de la biodiversité...Au sein dune équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité de la Directrice de l'agence Sud Méditerranée d'Ecosphère basée à Aubagne (13), l'assistant(e) administratif(ve) aura notamment pour mission :

- Appui à la veille commerciale (suivi des sollicitations, outils d'aide à la décision, boite à outils devis, modèle...) ;
- Montage, notamment sur le volet administratif, des réponses aux appels d'offres ;
- Mise à jour et suivi des devis et dossiers sur interface CRM (FLEX, YOOZ, intrasphère) ;
- Préparation et suivi de la facturation client et fournisseur (décompté, modalités, relance, révision prix...) ;
- Gestion administrative de la sous traitance (constitution d'une base fournisseur, émission des bons de commande, facturation) ;
- Participer à la gestion des ressources humaines (pré-tri des candidatures, onboarding des nouveaux collaborateurs, suivi aide à la gestion des fiches de temps, des notes de frais, mise à jour des plannings, référent sécurité, bien-être au travail...) ;
- Gestion des services généraux de l'agence (suivi des contrats de maintenance générale de l'agence et de l'antenne : locaux, matériel, téléphonie, informatique, véhicules...) ;
- Secrétariat, standard ;
- Organisation des déplacements, des réunions ;
- Mise en forme, reprographie et archivage dossiers, gestion locale de la photothèque;
- Autres missions possibles en fonction des compétences et de la motivation (soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).