Adjoint Administratif Chargé d'Exécution des Dépenses - Commune d'Aubagne H/F - 13

L'agent administratif est chargé de l'exécution financière des dépenses des services de la DGA ACV, sous l'accompagnement et la coordination de la Responsable des Affaires Générales
Elle réalise les engagements financiers dans ASTRE des dépenses liées aux activités de la DGA ACV, et accompagne les services dans la liquidation des factures.

CHARGE D'EXÉCUTION des dépenses en Fonctionnement et Investissement de la DGA ACV :
Dans le respect des règles comptables et budgétaires réalisation des engagements financiers dans ASTRE des dépenses des différents services de la DGA ACV.
Réception des demandes d'engagement des pilotes techniques, accompagnées du devis du fournisseur :
*Contrôle du tiers et des pièces du marché associé ou du respect de la procédure de demande d'achat,
*Contrôle des prix du marché enregistré et des délais d'exécution,
*Contrôle de la bonne imputation budgétaire Opération d'investissement et ligne de crédit comptable,
*Contrôle des crédits disponibles, et si nécessaire émission d'une demande de virement à approuver par visa hiérarchique,
*Saisie de la commande dans Astre ou de l'engagement direct selon les conditions du marché.
(Devis à annexer et délais à préciser)
Gestion du circuit des Visas de la commande : Pilote et Direction interne à la DGA, suivi du statut VALIDE pour notification au fournisseur et pilote technique.
Contrôle et rattachement des factures dématérialisées reçues dans ASTRE, demande de certification aux pilotes techniques ; Gestion des refus ou rejet en lien avec le service financier et coordination avec le fournisseur.
Renseigner le tableau de bord des engagements et mise à jour lors de la notification de la commande et du suivi de facturation.
Gestion et suivi des parapheurs et contribution dans les dossiers gérés de la Responsable du Service Affaires Générales.

Missions complémentaires :
Gestion administrative de la demande d'achat dans le cadre de consultation des services opérationnels, en assistance de la responsable affaires générales.
En l'absence de l'agent d'accueil des Services techniques, assurer cet accueil physique et téléphonique. (1/2 journée par semaine et durant les congés).